Contacteer ons

X

Het bewaren van het archief in uw vennootschap: wat, waar en hoe?

Om het archief van uw vennootschap niet te laten uitgroeien tot een enorme papierberg kan het nuttig zijn elk jaar te kijken wat er verticaal geklasseerd mag worden en wat er zeker nog bewaard moet blijven. 

Te bewaren documenten

Wanneer u in 2017 een belasting- of btw-controleur over de vloer zou krijgen is het van groot belang dat u alle 'echte' boekhoudkundige documenten nog in uw bezit heeft. Hieronder verstaan we onder meer uw facturen, grootboek, inventaris, bankrekeninguittreksels en uw jaarrekening. Maar ook uw contracten, leverings- en bestelbons, agenda's, aandelenregister, enz.

Deze documenten mogen zowel op papier als digitaal bewaard worden. Opgelet: bij het digitaal bewaren van uw archief moet u er wel zeker van zijn dat alle bestanden gedurende de volledige bewaringstermijn leesbaar en beschikbaar blijven. 

De plaats van de bewaring is de maatschappelijke zetel van de vennootschap. Enkel wanneer uw boekhouding moet bijgewerkt worden, kan het zijn dat deze documenten tijdelijk bij de boekhouder bijgehouden worden. Mocht u er voor kiezen om uw digitale documenten in de cloud te bewaren moet u zeker zijn dat u in België een gewaarborgde online toegang heeft tot uw archief.

Bewaringstermijn

Zowel voor de belastingen als voor de Btw is het verplicht bovenstaande documenten te bewaren voor een periode van 7 jaar. 

Opgelet: voor onderstaande documenten is er een afwijkende bewaringstermijn.

  • Stukken i.v.m. onroerende goederen: 15 jaar
  • Investeringsfacturen: 7 jaar na het jaar van de laatste afschrijving
  • Boekhouding van het jaar waarin zich een verlies heeft voorgedaan: brengt u in een aangifte een fiscaal overgedragen verlies in mindering dan moet u deze boekhouding bewaren zolang de aangifte waaring u het verlies in aftrek neemt nog gecontroleerd kan worden.
De standaardbewaringstermijn van 7 jaar begint te lopen vanaf de eerste dag van het (boek)jaar na dat waarin de boekhouding afgesloten is of de stukken opgesteld zijn. 

Opgelet: uiteraard bestaan ook hier enkele uitzonderingen:

  • Informaticasystemen: de termijn start op de eerste dag van het boekjaar na dat waarin u die systemen voor het laatst gebruikt heeft
  • Tabel van bedrijfsmiddelen: vanaf 1 januari van het jaar na het verstrijken van de herzieningstermijn van 5 of 15 jaar

Opkuis in 2017

Rekeninghoudende met de te bewaren documenten en de bewaringstermijn mag er elk jaar dus een deel verticaal geklasseerd worden. In 2017 is het bewaren van onderstaande documenten niet langer verplicht:

  • Documenten inzake investeringen die de laatste keer zijn afgeschreven in 2011
  • Investeringstabel in bedrijfsmiddelen van uiterlijk 2005
  • De boekhouding van het verliesjaar waarin het jaar waarin u het verlies in aftrek neemt niet meer gecontroleerd kan worden
  • Documentatie over informaticasystemen die u tot en met 2010 gebruikt heeft
  • Alle overige documenten van vóór 2010

Besluit

Aangezien de standaardbewaringstermijn 7 jaar bedraagt mag u in principe alles van vóór 2010 weggooien, met uitzondering van uw investeringsfacturen, de tabel van bedrijfsmiddelen en de boekhouding voor jaren met een fiscaal verlies. Mochten er nog jaren zijn waarvoor u nog een bezwaar lopen heeft, gooit u  ook deze boekhouding beter nog niet weg!

Heeft u twiijfels of u bepaalde documenten al of niet zou mogen weggooien of vernietigen neem dan gerust contact op met één van onze medewerkers. 

Contacteer ons