Contacteer ons

X

Opgelet: betaalde BTW is niet altijd aftrekbaar! Geschreven op 09 June 2015

Om betaalde BTW op een factuur te kunnen aftrekken in de BTW-aangifte, zijn er een aantal voorwaarden. Deze gelden zowel voor de factuur als de toegepaste BTW. Het is dus belangrijk om zowel uw inkomende als uw uitgaande facturen even te controleren op onderstaande zaken.

Voorwaarden BTW-aftrek

Er zijn drie voorwaarden om BTW te mogen aftrekken van een ontvangen factuur:

  • Het moet een factuur zijn, dus geen bonnetje of ticket;
  • De goederen/diensten die vermeld zijn, moeten geleverd/verricht geweest zijn;
  • Het moet gaan om een ‘echte' factuur:
    • Authenticiteit aantonen: komt ze wel van die leverancier in kwestie?
    • Integriteit aantonen: is de inhoud ervan correct?
Het bewaren van de originele facturen voor een periode van 7 jaar is verplicht en zou ook deze twee zaken moeten kunnen bewijzen. Een tip is om ook de communicatie rond deze factuur zoals e-mail, bestelbon.. bij te houden. 

Verplichte vermeldingen op de factuur

Een factuur moet steeds een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Indien hiervan één of meerdere ontbreken, kan bij een controle de aftrek van de BTW hierop verworpen worden. Let dus zeker op of deze op uw inkomende en uitgaande facturen correct zijn.

Deze verplichte vermeldingen zijn:
  • Datum
  • Opeenvolgende nummering
  • Naam, adres + BTW-nummer van leverancier en klant
  • Bevoegde Rechtbank van koophandel (zie vorig artikel ivm RPR)
  • Rekeningnummer(s) in IBAN-formaat
  • Datum van levering
  • Omschrijving handelingen + bijhorend BTW-tarief
  • Prijs: eenheidsprijs + BTW-bedrag + totaalbedrag
Wanneer een leverancier onder een bijzondere regeling valt, dient dit vermeld te worden. Valt hij onder de regeling van medecontractant of verricht hij een intracommunautaire dienst (aan klant buiten België die lid is van de EU), is de vermelding "BTW verlegd" voldoende.
Bij een intracommunautaire levering van goederen dient het volgende vermeld te worden: "Vrij van btw, intracommunautaire levering art. 39bis W. Btw".

Wanneer hij is vrijgesteld van BTW, moet dit ook vermeld worden op de factuur.
Bij een vrijstelling omwille van een omzet op jaarbasis die lager is dan €15.000 excl. BTW, wordt volgende vermelding gebruikt: "Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk."

Gevolgen verkeerde toepassing BTW

Wanneer een leverancier BTW aanrekent die hij niet mocht aanrekenen omdat hij bijvoorbeeld medecontractant had moeten toepassen, dan kan de BTW hierop verworpen worden bij een controle. De klant heeft deze wel betaald aan de leverancier en is dit bedrag dus kwijt! Indien de fout tijdig wordt opgemerkt, mag de factuur niet betaald worden en moet een creditnota en een nieuwe correcte factuur gevraagd worden.

Indien 21% BTW in plaats van 6% wordt gerekend kan de overige 15% in principe nog gerecupereerd worden via de aangifte. In dit geval wordt toch ook best een correcte factuur gevraagd.

Ook bij de toekenning van een korting voor contant moet er zeker gecontroleerd worden op een correcte toepassing. De korting moet namelijk berekend worden op de maatstaf van heffing en hierop moet de BTW worden berekend.

Voorbeeld: je krijgt een factuur van € 18.150 incl. 21% BTW. Normaal boek je dan € 15.000 op de kost en € 3.150 op BTW. Krijg je 2% korting, dan mag er niet 2% van de € 18.150 afgetrokken worden. Het is dus fout om € 15.000 +     € 3.150 BTW + € 363 korting te boeken. Correct is om 2% van de € 15.000 af te trekken dus € 14.700 en daarop € 3.087 BTW dus € 300 korting te rekenen.

Besluit

Het is belangrijk om steeds uw facturen te controleren. De factuur moet correct worden opgemaakt met alle verplichte vermeldingen en de BTW moet correct zijn toegepast. Bij twijfel, contacteert u best uw boekhouder en vraagt indien het foutief is, protesteert u best de factuur en vraagt u een nieuwe correcte op aan uw leverancier.