Waarom privéfacturen bijhouden? Geschreven op 13 March 2014
Inleiding
Wij hebben het vroeger reeds gesteld: de laatste drie jaar is er een tsunami door het fiscale landschap gegaan en niets is nog van wat het ooit geweest is.
De tijd dat een boekhouder nog wat privéfacturen tussen de beroepsmatige facturen liet steken zodat de fiscus bij een controle 'toch iets zou vinden' en ondertussen het essentiële over het hoofd zag is compleet voorbij gestreefd. De controles zijn vandaag zo gedetailleerd en nauwkeurig dat zo goed als alle privéfacturen er worden uit gefilterd en de boetes zijn zo hoog dat het totaal niet meer de moeite loont om dergelijke truken nog uit te proberen.
Integendeel, we zijn momenteel belandt in een tijd waarbij de fiscus zelfs uitgaven gaat betwisten die volledig beroepsmatig zijn.
De vraag is dan natuurlijk: hoe kan ik vermijden dat dit bij mij gebeurt?
Perceptie
Alles draait rond perceptie.
Daarmee bedoelen we: het gevoel dat u oproept bij een (ervaren) controleur. Als u bijvoorbeeld daar zit te daveren als een riet en met moeite iets zinnig kan vertellen dan weet die man wel hoe laat het is en begint hij te graven.
Iemand die op een rustige manier kan antwoorden op de vragen en de controleur behandelt als een mens in plaats van als een boeman maakt veel meer kans om ongeschonden uit de controle te komen. Gewoon de mensen een kop koffie aanbieden kan hierbij al wonderen doen.
Dit zal echter niet voldoende zijn om aan gerichte vragen over uw kosten te ontsnappen. Zo gaat u traditioneel vragen krijgen over de btw-bonnetjes van uw restaurantbezoeken. Heeft u hier niet extra op vermeld met wie u die dag gaan eten bent dan kan de controleur op basis van zijn agenda al de weekendbonnetjes er al uit gooien met de motivatie dat dit per definitie privéuitgaven zijn.
De aankoop van een koffiezetmachine, een koelkast,... noem maar op: u zal deze fysisch moeten kunnen tonen in uw beroepslokalen en bewijzen dat deze effectief beroepsmatig gebruikt worden of het zal als beroepskost verworpen worden.
U ziet het al aankomen: u komt in een welles-nietes spelletje terecht dat uzelf noch uw boekhouder kan winnen. Onvermijdelijk leidt dit tot een compromisregeling waarbij dikwijls volledig beroepsmatige uitgaven worden verworpen maar die u noodgedwongen aanvaardt omdat het meer kost om te procederen dan om deze regeling te aanvaarden.
Besluit: u moet uw bed op voorhand opmaken.
Hoe doe ik dat?
De oplossing is zo simpel en logisch als het maar kan: bewaar steeds alle (en met 'alle' bedoelen we ook 'alle') bewijzen van privéuitgaven in een aparte map.
Als voorbeelden kunnen we aanhalen:
- Alle bonnetjes van uw privéuitgaven in restaurants
- Alle facturen van de aankopen van dranken
- Alle rekeningen/kasstukken van de supermarkten
- Alle kasticketten van de privétankbeurten van uw echtgenote die niet in de zaak werkt.
- De kasbewijzen van de aankoop van schoolgerief van uw kinderen
- Enz...
De zelfstandige of KMO-er die nog in de periode van 3 jaar geleden leeft en ondertussen nog geen controle gekregen heeft weet dat dit traditionele uitgaven zijn die nogal eens tussen de bedrijfsmatige uitgaven terechtkomen.
Weet dat, met uitzondering van de restaurantkosten waar er nog wat administratief medelijden voor is, het boetepercentage 309% is.
Wanneer u echter beschikt over een map waaruit blijkt dat u uw privéuitgaven ook privé houdt en u kan dit tonen aan een controleur dan gaat dit automatisch leiden tot een positieve ingesteldheid van deze man/vrouw ten opzichte van uw dossier.
Los van dit psychologisch element wordt het ook ontzettend moeilijk voor hem om zomaar op het gevoel kosten te verwerpen. U kan hem immers vragen of hij dit kan bewijzen gezien u alle privékosten apart bijhoudt. Dit wordt heel moeilijk zoniet onmogelijk voor uw controleur.
Besluit
Uw controleur als een mens behandelen, hem minstens een kop koffie aanbieden en er voor zorgen dat u beschikt over een klassement van uw privéfacturen zijn drie sleutelelementen die ervoor zorgen dat een controle geen stresserende gebeurtenis meer wordt en in alle rust kan geschieden.
Het is steeds beter (en zeker goedkoper) om uw bed op voorhand op te maken dan achteraf de brokken te lijmen.
Heeft u toch prijs bij een controle en bent u ervan overtuigd dat u in uw gelijk bent aarzel dan niet om professionele hulp in te roepen.