Grote kuis in uw archief
Wenst u in 2023 eens de grove borstel door uw archief te halen dan moet u rekening houden met diverse regels die bepalen ‘Wat' ‘Hoelang' moet bewaard worden.
1. De nieuwe wetgeving van 20/11/2022
Deze wet heeft de bewaartermijn voor uw boekhoudstukken verlengd van 7 jaar naar 10 jaar.
Dit geldt zowel voor uw stukken met betrekking tot de BTW (waaronder uw facturen) als voor de inkomstenbelastingen.
Deze nieuwe termijn geldt vanaf aanslagjaar 2023. Werkt u per kalenderjaar dan is dit dus vanaf 2022.
Concreet: de boekhoudstukken van 2022 moet u tot 31/12/2032 bewaren, die van 2021 tot 31/12/2028.
In 2023 mag u dus alle stukken weggooien van boekjaar 2015 en vorige jaren.
2. Over welke stukken gaat het?
Het gaat over alle boekhoudstukken.
Je moet dus niet alleen de facturen, bankstukken en personeelsdocumenten bewaren maar ook alle documenten die daarmee verband houden zoals offertes, bestelbons, uw professionele agenda's, E-mails,...
Dit is dus veel uitgebreider dan veel klanten denken.
Zo is het voor een controleur een evidentie dat hij voor een verkoopfactuur eens kan checken of dit overeenstemt met de (getekende) bestelbon of de (getekende) offerte.
Het zal voor iedereen wel duidelijk zijn dat uw getekende bestellingen weggooien voor een controleur een heel serieuze indicatie van fraude en zwart zijn.
3. Uitzonderingsgevallen
We zouden niet in België wonen mochten er hierop geen uitzonderingen zijn.
Zo moet u alle investeringsfacturen 7, respectievelijk 10 jaar bewaren na het laatste jaar waarin u hebt afgeschreven.
Heeft u dus in 2013 een investeringsgoed aangekocht dat afgeschreven werd over 10 jaar (bijvoorbeeld tot 31/05/2023) dan zal u die aankoopfactuur moeten bijhouden tot 2033.
Aankopen onroerende goederen of Investeringen met betrekking tot onroerende goederen waarbij u de btw heeft afgetrokken moet 15 jaar bijhouden. Heeft u gekozen om deze goederen te verhuren met btw dan moet u deze facturen 25 jaar bijhouden.
Trekt u tenslotte fiscaal overgedragen verliezen af dan moet u alle stukken met betrekking tot het boekjaar waarin dat verlies geleden werd bijhouden, zelfs al is dit langer dan 10 jaar. Je gaat immers steeds dat verlies moeten kunnen bewijzen.
Heb je tenslotte nog bezwaarschriften lopen of een gerechtelijke procedure dan moet je uiteraard alle stukken met betrekking tot die boekjaren houden.
Besluit
De idee van: ‘ik ga rap eens even al mijn stukken van 2015 en ouder weggooien' is niet zo evident. U zal er eerst de stukken moeten uitnemen die vallen onder de uitzonderingsgevallen zoals hierboven beschreven.
Wees dus kritisch als u een doos opneemt en buiten klaar zet voor meename met papierophaling.